Postřehy z online Design Sprintu v korporátním prostředí.

Design Sprint je rychlý, akční, zábavný, intenzivní a umožňuje v krátkém čase vygenerovat a hned ověřit nové nápady. Metoda, se kterou přišla společnost Google, se využívá k rychlému ověření životaschopnosti nového produktu/služby nebo jeho zásadní změně.

Proč využít Design sprint v korporaci

V prostředí velkých firem je rychlost, s jakou dokáže Design Sprint přinést v řádu jednotek dnů kvalitní nápady na řešení problémů včetně jejich otestování, obzvlášť impresivní. Zároveň může v mnoha organizacích představovat první vlaštovku směrem k designovému myšlení a větší zaměření na potřeby uživatele.

Na celodenních workshopech se setkají zástupci všech relevantních oddělení, společně generují nápady, vyberou a doladí finální koncept, připraví prototyp a ten na závěr otestují na vzorku potenciální cílové skupiny.

Díky této metodě lze dopředu odhadnout největší rizika a vyhnout se možným potencionálním chybám. A to ještě předtím, než se spustí jeho vývoj. Ideálně se hodí pro vývoj zcela nového produktu či služby, nebo úpravě stávajícího řešení.

Přípravu na Design sprint a specifikaci zadání zahájíme i týdny dopředu

I když Design Sprint trvá jen 5 dní, v našem případě pouze 4, dny, předchází mu velmi intenzivní příprava.

• Vše začíná několik týdnů dopředu při definování tématu a potřeby Design Sprintu. Tam je možné, že se po společných debatách téma upraví nebo zúží.
• V rámci Design Sprintu je žádoucí, aby designová výzva byla tak akorát velká a dobře ohraničená. Společná diskuze nad tématem, smyslem a použitelností Design sprintu se zadavatelem, přispějí k efektivnějšímu zacílení designové výzvy.
• Při sběru existujícího výzkumu a dat můžeme zjistit, že nám podstatná data chybí, nevyhovují nebo nejsou relevantní a tuto situaci je třeba v designové výzvě zohlednit a samozřejmě ideálně výzkum doplnit.
• U našich klientů přípravy nad konkrétním zadáním začínáme cca dva týdny před samotným sprintem. Díky výzkumu a následným společným expertním rozhovorům získáváme vhled do tématu tak, abychom mohli efektivně facilitovat nadcházející workshopy. To, že za dva týdny není možné zcela obsáhnout celou komplexitu problémů není problém. Odstup, který z pozice agentury máme, je spíše výhodou.

Takeaways:

• Příprava design sprintu může trvat déle než se zdá a pravděpodobně zabere víc času než samotný sprint.
• Bez dostatečného výzkumu, který tvorbě konceptu nové služby nebo produktu předchází, není možné přijít s relevantními a zásadními nápady.
• Investice do společné diskuze se zadavatelem k vydefinování správného zadání, vyjasnění smyslu a užitečnosti design sprintu pro danou aktivitu, zvýší šance na výsledný úspech.

Co je ještě třeba připravit před Design Sprintem

Jakmile máme definovanou výzvu, máme dostatek podkladů z výzkumu a víme, kdo je naše cílová skupina, jsme připraveni pustit se do konkrétní realizace Design Sprintu.

• Sestavíme sprintovou skupinu, která si vyhradí čas na všechny workshopy a která se skládá ze zástupců různých relevantních oddělení. Je žádoucí, aby skupina byla pestrá. Běžně jsou součástí zástupci produktu a marketingu.
• Ještě před sprintem je dobré se se všemi potkat, seznámit a sladit společná očekávání, případně rovnou lehce oťuknout představy a znalosti k tématu.
• Při online Design Sprintu také dopředu všem představíme způsob práce a harmonogram. Hodí se poslat účastníkům před sprintem handout, ve kterém najdou všechny důležité informace, kontakty, instruktážní videa do platforem, které používáme (Miro) a obecná pravidla k průběhu Design sprintu.

• Čím dříve známe cílovou skupinu tím lépe. Ideálně, ještě před startem Design sprintu, je dobré začít rozmýšlet detaily testování a připravovat rekrutaci. V rámci Design Sprintu byla cílová skupina před začátkem příliš široká, hned první den Design sprintu jsme tedy přidali aktivitu, která vedla po společném odhlasování k jejímů zůžení.

Takeaways:

• V rámci větší efektivity je dobré maximum přípravných a seznamovacích fází — ať už jde o seznámení s účastníky, tématem nebo s používanými nástroji a programem — realizovat ještě před začátkem sprintu. Čas pro společné workshopy pak můžeme věnovat čistě společné designové tvorbě.

Průběh Design sprintu — rozložení aktivit

Příprava je za námi, nastává Den 1! Průběh Design sprintu je intenzivní, časově náročný a vyžaduje velké soustředění všech účastníků. To vše se snažíme zohlednit a co nejvíc připravit a efektivně využít čas, který je k dispozici.

• V Bell & Hurry používáme zkrácenou čtyř denní verzi Design Sprintu, pátý den je jen kratší závěrečný workshop. Tento model se osvědčil, nic zásadně nechybí a nároky na společný čas všech účastníků se snižují. V rámci Design Sprintu jsou našimi účastníky vysoce postavení manažeři, kterým čas strávený na společných workshopech citelně chybí. Omezit čas společných workshopů na potřebné minimum je tu zcela na místě.
• První den je věnován ideaci, druhý konceptu, třetí prototypování a tvorbě scénáře. Následují dva dny pauza (+ víkend) a v dalším týdnu je v rámci čtvrtého dne testování a pátý den shrnutí výstupů a celého sprintu.
• Celý sprint je navíc rozprostřen do dvou týdnů. Rozdělení do dvou týdnů dává více času na naplánování testů a neklade takové časové nároky na účastníky, kterým zbyde alespoň nějaký prostor pro standardní pracovní povinnosti.
• V rámci online Design Sprintu jednotlivé bloky workshopů trvají kolem 2,5 hodiny a v rámci jednoho dne společná práce celého týmu představuje cca 5 hodin.
• Po skončení společné práce může následovat ještě domácí úkol (v rámci prvního dne je za domácí úkol sketchování nápadů). Čas, který mu účastníci věnují, je na nich, v zájmu dalších navazujících aktivit je však povinný :).

Takeaways:

• Čas strávený na společných workshopech je dobré omezit na ten nejnutnější a maximálně ho vytěžit společnou soustředěnou prací všech účastníků. Je dobré myslet na to, že účastníci budou kromě design sprintu potřebovat řešit i své standardní pracovní povinnosti a nechat jim na ně během sprintu prostor.

Ukázka výstupů z Mira

Online Design Sprint vyžaduje prostředí které umožní kreativní splupráci celého týmu. V našem případě Miro.

Fasilitace online workshopů

• Jednotlivé aktivity mají striktně daný časový limit, který kontroluje Timer a zaručuje tak, že harmonogram nepřešvihneme a dojdeme včas k požadovanému cíli.
• V online Design Sprintu pracujeme v Miru. Pro každou aktivitu má každý účastník připravenou svou pracovní plochu s post-ity, instrukcemi a případně dalšími potřebnými prvky. Nedochází tak neuspořádaným hromadám nápadů a zároveň je snáze vidět, pokud někdo potřebuje pomoct.
• I přesto, že se v online Design Sprintu nemůžeme fyzicky potkat, zážitek je podobně intenzivní a efektivita práce srovnatelná, možná dokonce vyšší než při osobním kontaktu.
• Všichni účastníci mají po celou dobu online workshopů zapnutou kameru. Je důležité účastníky motivovat tak, aby se v čase, který věnují společné práci na workshopu, skutečně soustředili pouze na designování a své pracovní povinnosti nebo volnočasové aktivity nechali na později.
• Díky svižnému tempu a rychlému střídání aktivit se to relativně daří. Z pozice facilitátora je třeba nezapomenout na velkou angažovanost, neustálé motivování a monitoring všech účastníků.

Takeaways:

• Design sprint je díky hlubokému ponoření se a do tématu a pro charakter svých aktivit zábavný a dynamický. Zároveň ale také velmi intenzivní, a při opravdu soustředěné práci vyčerpávající.
• Důslednou organizací a soustředěnou facilitací mohou převládnout hlavně klady této metody. Jedině tak může Design sprint přinést použitelné výsledky a pozitivní ohlas.

Závěr

Design sprint není jen metodou spojovanou se start-upy, velmi dobře může fungovat i ve velkých korporacích. Je třeba správně vydefinovat a ohraničit designovou výzvu, kterou má Design Sprint vyřešit. Sladit očekávání a vysvětlit, k čemu Design sprint je a k čemu ne. A také počítat s vyšší časovou náročností, kterou sprint na účastníky klade. Při efektivním plánování, facilitaci a zapojení všech stran může přinést kýžené výsledky.

A co o Design Sprintu říkají naši účastníci:

Celá metoda mi přišla velmi přínosná, včetně výstupu, který vnímám dvojí — ona metoda a výstup z testování. I facilitátoři byli velmi pohodoví a profi lidé, což je pro spolupráci důležité.