Jak navrhnout intranet, aby ho zaměstnanci rádi používali a nebrzdil váš byznys?
Proč investovat do kvalitního intranetu?
Tak třeba proto, že špatně navržený intranet či jiné aplikace „jen” pro interní potřebu může firmu stát docela dost peněz. Například Citi bank přišla kvůli chybě způsobené hrůzostrašným uživatelským rozhraním interní aplikace o 500 000 000 dolarů. Nebo podle NN Group utrácela Kanadská agentura Klick příliš mnoho peněz za týdenní statusy.
Vývoj intranetové aplikace, která tyto statusy nahradila, následně vedl k ročním úspoře nákladů ve výši přesahující 300 000 dolarů. Velmi pěkná návratnost investice, s ohledem na to, že vytvoření této funkce stálo 53 900 dolarů. O tom, jak se mizerná kvalita interních aplikací může propsat do reálné (a bohužel poměrně nepříjemné) zákaznické zkušenosti, ukazují následující příklady.
S čím bojují uživatelé českých intranetů?
Autentické reakce získané v uživatelském průzkumu
.jpg)
Intranet zkrátka hraje ve struktuře moderních organizací mnohem významnější roli, než se všeobecně soudí. Představte si ho jako srdce vaší firmy. Stejně jako srdeční sval pumpuje krev do všech buněk v těle, tak intranet distribuuje informace do všech částí organizace.
Bez něj by byla komunikace mezi jednotlivými odděleními neefektivní a chaotická. Je tedy v nejvyšším zájmu každé společnosti, aby intranet nejen „nějak” fungoval, ale aby fungoval správně. Tím se výrazně zlepší EX (Employee experience).
„Když se nebudete ke svému intranetu chovat jako k produktu, stane se z něj projektová díra na peníze.”
- Tomáš Paulus, Lead designer
Proč zaměstnanci nemají intranet v lásce?
V tom lepším případě zaměstnanci intranet prostě jen nepoužívají. Nejčastějším důvodem je, že na něm nenajdou, co potřebují. Nemá pro ně žádný pracovní ani osobní přínos, a tak necítí motivaci se jakkoli angažovat v přispívání nebo konzumování obsahu. Ještě horší ale je, pokud dostanou používání intranetu (či nějaké interní aplikace) nařízeno shora. Pak se nezájem může změnit v otevřenou nenávist. Je tedy v nejvyšším zájmu firmy, aby zaměstnanci navštěvovali intranet sami z vlastní vůle – a navíc rádi! Ale jak to udělat?
Jak na úspěšný intanet?
1. Musíte vědět, proč ho máte
Pokud vaše společnost intranetem ještě nedisponuje, položte si nejdřív otázku, k čemu ho vlastně potřebujete. Vyvíjet ho jen proto, že ho mají všichni, zjevně nedává smysl.
Zkuste nejprve zmapovat všechny své firemní procesy a zamyslete se, jestli by některé z nich nefungovaly líp, kdyby se pro ně vytvořilo nějaké interní uživatelské rozhraní. A zkuste si i spočítat, kolik času a peněz by tím vaše společnost mohla ušetřit. Tím získáte i poměrně jasnou představu o ROI takového IT dobrodružství.
A pokud už intranet máte, podrobte ho auditu. Zjistěte, jak ho zaměstnanci používají. Proč ho používat nechtějí. Které informace a funkce jsou pro ně klíčové. Které jim jen překážejí. A které jim aktuálně chybí.
Možná zjistíte, že vám skrze děravé UX interních aplikací odtékají peníze, informace i lidské zdroje a ani o tom nevíte. Možná takové poznání bude trochu bolet, ale zároveň vám poskytne příležitost situaci vyřešit.
Proč a jak sbírat zpětnou vazbu zaměstnanců?
Aby zaměstnanci intranet používali, musí na něm najít to, co potřebují. Jednoduché, že? Víte ale, co potřebuje Maruška z účetního oddělení, Pavel z právního a Helena z marketingu? Pokud ne, zeptejte se jich. A ptejte se pravidelně.
- Maruško, co potřebuješ ke své práci?
- Pavle, co ti na intranetu chybí?
- Heleno, kdy jsi naposledy navštívila intranet a proč?
Způsobů, jak se lidí ptát na jejich názor, je několik. Můžete si najmout agenturu, která to odpracuje za vás. Můžete se ale taky s lidmi osobně pobavit sami. Ptejte se na jejich problémy a potřeby. Myslete na to, abyste se ptali lidí z různých oddělení a získali tak co nejlepší obrázek o potřebách zaměstnanců z celé firmy.
Další cestou pro sbírání zpětné vazby jsou ankety a dotazníky. U této metody je ale podmínkou, aby na otázky odpovědělo dostatečné množství lidí. Některým našim klientům ankety a dotazníky běžně vyplní dobrovolně jen 1,5 % zaměstnanců, a to na vyhodnocení nestačí.
- Podle 47 % zaměstnanců je jejich intranet příliš složitý na to, aby ho používali.
- Jen 13 % zaměstnanců používá intranet denně, zatímco 31 % ho nepoužívá vůbec.
- 57 % zaměstnanců netuší, jaký pro ně má intranet přínos.
- 72 % zaměstnanců vidí intranet jenom jako nástroj pro komunikaci benefitů.
Zdroje: gitnux.com a happeo.com
”Při průzkumu mezi zaměstnanci se nám nejvíc osvědčily kvalitativní metody jako jsou hloubkové rozhovory a deníkové studie. Ty byly nejefektivnější. Úplně nejvíc funguje, když se s lidmi bavíte v kuchyňce, při obědě, na kafi nebo na nějaké firemní akci.”
- Štěpánka Mojžíšová, UX Researcher
2. UX friendly design je u intranetu stejně důležitý jako u webu. A možná ještě víc
Základem úspěšného intranetu je, že se dá jednoduše a intuitivně používat. Navrhněte ho tak, aby se v něm zorientoval i ten nejméně technicky zdatný zaměstnanec.
Dejte si záležet na informační architektuře celého webu. Obsah intranetu musí mít správnou hierarchii, musí být správně kategorizovaný, označený, prolinkovaný a musí se v něm dát snadno vyhledávat.
Nezapomeňte, že intranet není jen o tom mít „hezký a přehledný web”. Pod řešení intranetu spadá i způsob sdílení a ukládání dokumentů a komunikace mezi zaměstnanci. Proto není design intranetu o návrhu webu, ale zaměřuje se hlavně na analýzu vašich interních procesů, tedy na to, jak firma a jednotlivá oddělení fungují.
“Design intranetu není jen o návrhu webu a jeho architektury. Jde z velké části o práci s lidmi a s interními procesy. Největší bolístka při provozování intranetu bývá to, že není jasno v tom, kdo má za co zodpovědnost a kdo se o intranet bude starat po všech stránkách. Rozdělení rolí a zodpovědností je u úspěšného intranetu základ.”
- Tomáš Paulus, Lead Designer
“Spousta firem dělá tu chybu, že dává na nejdůležitější místa intranetu informace o firmě a odděleních místo toho, aby tam byly informace, které zaměstnanec nejčastěji potřebuje ke své práci. Často taky kategorie v menu kopírují strukturu firmy. To ale nemusí být ten nejlepší způsob tvorby architektury.”
- Kateřina Ottmarová, UX Designer
3. Myslete na přístupnost a mobilní rozhraní
Intranet musí být dostupný kdykoli a kdekoli. Pokud zaměstnanci nemohou přistupovat k intranetu, když ho potřebují, pravděpodobně ho nebudou používat. Možná vaši zaměstnanci potřebují některé informace narychlo najít na mobilu cestou z práce nebo do práce. Možná jsou právě doma nebo na dovolené. Zajistěte, aby se na intranet dostali i jinak, než jen z pracovního notebooku v kanceláři.
4. Vytvořte podmínky pro aktualizovaný obsah
Představte si, že posloucháte rádio, které hraje stejné písničky pořád dokola. Po nějaké době by vás to začalo otravovat. Stejně tak, pokud obsah na intranetu není pravidelně aktualizován, zaměstnanci ztratí zájem ho navštěvovat. Už při návrhu a vývoji tedy myslete na to, aby interní komunikační kanál umožňoval snadné zveřejňování obsahu. A nastavte firemní procesy tak, aby samy o sobě motivovaly zaměstnance k aktivitě.
Zvažte i vytvoření týmu nebo jmenování jednotlivce, který bude zodpovědný za pravidelnou aktualizaci obsahu.
5. Podporujte komunikaci a spolupráci
Intranet by měl být tak trochu i jako kavárna, kde se můžete setkat s kolegy, diskutovat o projektech a vyměňovat si nápady. Bez možnosti komunikace a spolupráce se intranet stane statickým a neosobním.
Mějte přitom na paměti, že i pro intranet platí pravidlo 90-9-1, kdy 90 % lidí obsah jen konzumuje a nepřispívá, 9 % lidí přispívá občas a 1 % lidí je velmi aktivní a používá většinu dostupných funkcí.
.jpg)
6. Investujte do personalizace
Každý zaměstnanec má jiné potřeby, pracovní náplň a pracovní návyky. To jsou důležité faktory, které je třeba při návrhu intranetu zohlednit. Personalizaci skvěle využívají sociální sítě a díky tomu patří mezi nejnavštěvovanější webové stránky a aplikace. Ukazují lidem, co chtějí vidět. To je skvělá inspirace pro váš intranet. Ukažte svým zaměstnancům na první dobrou to, co potřebují k práci, co je baví a co je opravdu zajímá.
Příklady personalizace na intranetu:
- Personalizované zprávy na základě předchozí aktivity uživatele (historie prohlížení, like na obsah apod.)
- Úprava obsahu podle lokace nebo jazyka uživatele
- Přizpůsobení hlavní stránky a sociálních stránek podle role uživatele a jeho pozice ve firmě
7. Sbírejte a reaguje na zpětnou vazbu
Důležité je pravidelně sbírat zpětnou vazbu a reagovat na ni. Díky tomu vytvoříte intranet, který vyhovuje potřebám vašich zaměstnanců, což je klíč k tomu, aby zaměstnanci váš intranet používali.
Investice do intranetu pomůže odstranit bariéry, které brzdí váš byznys
Dobře navržený intranet může být pro firmu mnohem víc než jen interní komunikační platforma. Stává se kritickým nástrojem pro zvýšení efektivity práce a snižování nákladů.
S jasnou strukturou, intuitivní navigací a personalizovaným aktuálním obsahem může intranet výrazně zredukovat čas strávený hledáním informací. Takový intranet nejen uspokojí potřeby zaměstnanců a zvýší jejich spokojenost, ale zároveň přispěje k lepší finanční efektivitě celé organizace.
„Firmy, které využívají na intranetu sociální funkce mají o 87 % vyšší retenci zaměstnanců.”
Samozřejmě, intranet sám o sobě žádnou firmu nespasí, i kdyby byl sebelepší. Pokud ale máte na jedné straně skvělé produkty, talentované zaměstnance a šlapající byznys, a na druhé mizerný intranet, je to zcela zbytečná bariéra na cestě k vašemu růstu.
Změny v designu přitom vůbec nemusí být co do rozsahu velké. Jejich přínos pro fungování společnosti ale může být značný.
FAQs: Na co se nás klienti nejčastěji ptají
Jaký je nejlepší způsob, jak zjistit, co zaměstnanci od intranetu chtějí?
Nejlepší způsob je zeptat se jich. Pravidelné ankety a dotazníky mohou být skvělým nástrojem pro získání zpětné vazby. Pokud vám ale odpoví nízké procento zaměstnanců, spoléhejte se spíš na kvalitativní metody výzkumu, jako jsou hloubkové rozhovory nebo deníkové studie.
Jaký je nejlepší způsob, jak udržet obsah na intranetu aktuální?
Vytvořte tým, který bude zodpovědný za aktualizaci obsahu na intranetu.
Je bezpečnost intranetu skutečně důležitá?
Ano, bezpečnost je klíčová. Informace na intranetu mohou být citlivé a je důležité je chránit před neoprávněným přístupem.
Je možné personalizovat intranet pro každého zaměstnance?
Mnoho moderních intranetových platforem umožňuje určitou míru personalizace pro jednotlivé uživatele. Tato personalizace může zahrnovat například nastavení jazyka, rozložení stránek nebo předvolených aplikací.
Jak může intranet podpořit komunikaci a spolupráci mezi zaměstnanci?
Intranet může poskytnout prostor pro diskuzní fóra, sdílení dokumentů, kalendáře projektů a další nástroje, které usnadňují spolupráci a komunikaci.
Jaké máte zkušenosti s návrhem intranetu?
Intranet jsme redesignovali pro jednu z největších českých bank a pro velkou technologickou společnost. Vždy se jednalo o prostředí pro více než 800 zaměstnanců. Víme, jakými možnostmi a omezeními disponuje Sharepoint a umíme celé prostředí navrhnout tak, aby bylo příjemné pro zaměstnance, ale zároveň dovedlo klientovi ušetřit peníze díky zefektivnění některých interních procesů.
